AREA DE IDENTIFICACIÓN Nivel de descripción:: Fondo Código de referencia:: CO.AGN.AO/110.IDEAM Título:: Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales. (IDEAM) FECHAS EXTREMAS: Inicial (FE): [S/F] Volumen:: 981 Cajas AREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURA Alcance y Contenido:: 1. INTRODUCCIÓN El IDEAM, como ente rector de la hidrología y la meteorología en el país genera documentación de libretas, formatos, gráficas y mapas con datos e información tales como: temperaturas, precipitación, radiación, brillo solar, humedad relativa, reportes sinópticos, niveles y caudales de ríos, calidad de aguas, aforos, levantamientos altimétricos a secciones transversales de corrientes de aguas, curvas de gasto (nivel ? caudal), batimetrías, entre otros. A través de dependencias internas que operan las estaciones de medición hidrometeorológica y ambiental (Áreas Operativas, Oficinas de Meteorología Sinóptica en aeropuertos), se genera y/o recolecta la documentación e información, se calcula y verifica los datos, se digita y procesan preliminarmente la información en bancos de datos. Las subdirecciones y dependencias técnicas del Instituto verifican y procesan definitivamente la calidad de la información y transforman el dato en productos que se aplican en estudios, investigaciones, servicios de pronóstico y alertas, entre otros. Corresponde al grupo de Atención al Ciudadano de la Secretaría General del IDEAM la administración de la documentación técnica que se origina en la red hidrometeorológica y el suministro de datos a los usuarios, resaltándose labores como suministro de información técnica; atención a convenios interinstitucionales y contribuciones de datos hidrometeorológicos; clasificación, organización, inventario y conservación de documentos técnicos de la red (libretas, gráficas, formatos de medición); asesoría a las Áreas Operativas en la organización del archivo técnico, para luego ser transferidas al Grupo de Documentación y este al Archivo General de la Nación (AGN), por tratarse de documentos históricos o memoria institucional del IDEAM. El presente documento plantea los procedimientos para la organización, clasificación, inventario, conservación y transferencia de los documentos de la red hidrometeorológica. Cada Área Operativa deberá realizar labores de manejo de los documentos de la red a su cargo, conforme a la tabla de retención documental y siguiendo los detalles del presente manual. 2. JUSTIFICACIÓN En la actualidad no existen procedimientos para la organización, clasificación, inventario y manejo en general de la documentación técnica de la red hidrometeorológica, de acuerdo con la tabla de retención y transferencia documental del Programa Operación de Redes. Para el proceso futuro de transferencia y retención de documentos técnicos de la red se requiere con antelación adelantar procesos de sistematización y de procedimientos a fin de que las sedes operativas, donde se origina el documento técnico, realicen las actividades de organización, clasificación, inventario y conservación. De esta forma se buscará garantizar en la fuente, procesos de identificación, conteo y conservación de los documentos para facilitar la labor de consulta del usuario y la transferencia documental periódica de la sede operativa al archivo central (Archivo Técnico del IDEAM). 3. MARCO LEGAL El IDEAM, creado mediante la Ley 99 de 1993, dentro de sus funciones debe obtener, analizar, estudiar, procesar y divulgar la información básica sobre hidrología, hidrogeología, meteorología, geografía básica sobre aspectos biofísicos, geomorfología, suelos y cobertura vegetal para el manejo y aprovechamiento de los recursos biofísicos de la Nación La Ley 594 de 2000, por medio de la cual se dicta la ley general de archivos y se dictan otras disposiciones, establece entre otros los siguientes principios: el objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para uso de la Administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia; los archivos harán suyos los fines esenciales del estado, en particular los de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución y los de facilitar la participación de la comunidad y el control del ciudadano en las decisiones que los afecten, en los términos previstos por la Ley; sobre la modernización, el Estado propugnará por el fortalecimiento de la infraestructura y la organización de sus sistemas de información, estableciendo programas eficientes y actualizados de administración de documentos y archivos. Sobre la administración de archivos, en el artículo 11 se establece que el Estado está obligado a la creación, organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística. En el artículo 12, la Administración Pública será responsable de la gestión de documentos y de la administración de sus archivos. En el artículo 13 se deberá garantizar los espacios y las instalaciones necesarias para el correcto funcionamiento de sus archivos. En el artículo 19, las entidades del Estado podrán incorporar tecnologías de avanzada en la administración y conservación de sus archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático. Mediante resolución No.063 del 5 de abril de 1999, se creó el Grupo de Archivo Técnico, adscrito a la Secretaría General y en la resolución No.150 de agosto de 2004, se modificaron las funciones, tales como: organizar y conservar el material técnico que produzca y reciba el IDEAM y verter la información procesada en formas apropiadas para la consulta; organizar la realización de los procesos de microfilmación y archivo de documentos en microfilm, medio magnético o medio óptico; supervisar el funcionamiento de los mecanismos establecidos para la entrega del material técnico; preparar y suministrar la información técnica que requieran las dependencias del IDEAM, las entidades públicas y privadas y los usuarios del Sistema de Información Ambiental; establecer para aplicar procedimientos internos con las áreas operativas en cuanto al manejo del archivo técnico y prestarles asesoría técnica que requieran. Así mismo y mediante Resolución No.0485 del 21 de abril de 2015 en la cual se modifica la Resolución 150 de 2014 y se crea el Grupo de Atención al Ciudadano, adscrito a la Secretaría General, con el objeto de ?Brindar a los usuarios internos y externos del Instituto, una atención y orientación oportuna, eficaz, eficiente, con calidad, garantizando un trato amable y el acceso efectivo a la información que genera el IDEAM?. 3. OBJETIVO ? Elaborar una guía de procedimientos para la organización, clasificación, inventario, manejo y conservación de los documentos técnicos que se originan en la red hidrometeorológica y las sedes operativas. ? Facilitar a las Áreas Operativas, donde se originan los documentos técnicos, procesos de identificación, conteo y conservación del material para agilizar la consulta del usuario y la transferencia documental periódica de la sede operativa al archivo central (Archivo Técnico del IDEAM), en forma ordenada y sistemática para posteriormente transferirla al Centro de Documentacion del IDEAM y este a su vez al AGN. Situación actual La información de libretas (lecturas del observador de la precipitación, climatología, niveles, aeropuertos) se encuentra almacenada en las Áreas Operativas, aproximadamente desde el año 1986; la información de gráficas de (precipitación 2012, temperatura, viento, humedad, niveles, etc. desde el año 2001); la información de actas de visitas y mediciones (aforos, perfiles, resúmenos, sedimentos, etc.) desde el año 1990. De acuerdo con el Decreto 1382 de 1995, artículo 24, el Instituto elaboró la Tabla de Retención Documental que le compete a cada dependencia. Para la documentación técnica que se origina en la red hidrometeorológica y las Áreas Operativas, se elaboró la correspondiente tabla, estableciéndose los tipos de documentos, tiempo de retención, disposición final y procedimientos en general de transferencia al Archivo Técnico Central. Por otra parte en la sede central (Archivo Técnico), la información gráfica de pluvuógrafo histórica se encuentra organizada, inventariada y escaneada en cajas o unidades de almacenamiento, dispuestas para su transferencia al AGN. Sin embargo, la información restante se encuentra sin inventariar y sin hacer los procesos respectivos de acuerdo con la Ley 594 y demás normatividad vigente. Una de las metas del Grupo será la organización, inventario y conservación de los documentos existentes en Bogotá, y definir los procedimientos para que en el futuro las sedes operativas realicen la organización, inventario y conservación permanente de los documentos que se originan en sus estaciones, a fin de facilitar el proceso periódico y continuo de transferencia de la documentación a la sede central. Por razones de control de la calidad del dato, control y seguridad de los documentos, la labor de organización e inventario de la documentación técnica se realizará en la sede operativa. De esta forma se buscará garantizar en la fuente, procesos de identificación completa, conteo y conservación de los documentos para facilitar la labor de consulta del usuario y transferencia periódica al archivo central. Para ello, a través del Grupo Operación de Redes y el Grupo de Documentación se canalizará actividades de suministro de estantería, cajas, software para inventarios, guías de procedimientos, así como la capacitación pertinente. El proceso de transferencia de documentación técnica de la sede operativa al archivo central (Archivo Técnico) se realizará sólo cuando existan 2 condiciones: 1) En la sede central: disponibilidad de espacio; recursos logísticos para su almacenamiento (estantería, insumos); organización, clasificación e inventario de la documentación histórica (la almacenada actualmente en Bogotá); y 2) En la sede operativa: organización, clasificación, inventario y conservación de la documentación técnica existente, conforme al procedimiento del presente manual. En caso contrario no será posible el envío de dicha documentación. 4.3. Organización y Clasificación de Documentos Técnicos de Estaciones Hidrometeorológicas 4.3.1. Generalidades Recomendaciones, antes del inicio de la organización y clasificación de los documentos técnicos: ? Todo el personal del Área Operativa debe conocer al detalle el presente manual y por supuesto aplicarlo cuando se trate del manejo de la documentación técnica de las estaciones hidrometeorológicas. No obstante, el coordinador debe delegar en un funcionario técnico para el tema de la documentación meteorológica y otro para la documentación hidrológica, con el fin de supervisar, controlar y realizar el seguimiento a los procesos relacionados con organización, clasificación, inventarios, conservación y manejo de documentos técnicos de la red (ver tabla 4). ? Documentación con deterioro por hongos e insectos, una vez clasificada e inventariada, debe separarse del material que esté en buen estado e informar al Archivo Técnico lo siguiente: 1) tipo de documento, 2) cantidad o volumen del material, 3) tipo de daño y 4) registro fotográfico. Con ésta información el Archivo Técnico realizará la consulta al laboratorio de conservación y restauración del Archivo General de la Nación con el fin de recomendar el tratamiento químico y/o físico pertinente. Por ningún motivo debe mezclarse documentación afectada con la que se encuentra en buen estado, hasta tanto no se realice el tratamiento físico químico. ? Se entenderá por ARCHIVO ACTIVO los documentos de permanente consulta para labores de captura, verificación y procesamiento del dato. ? Se entenderá por ARCHIVO INACTIVO los documentos de baja consulta que pasará a aplicación de procedimientos de organización, clasificación, escaneo, almacenamiento, inventario y conservación, según el objeto del presente manual. Elementos para clasificación y almacenamiento ESTANTERIA: Cuerpos de estantería de 219 (alto) * 105 (ancho) * 55 cm (profundidad), con 5 entrepaños graduables; paral de 2.19 m elaborado en lámina Cold Rolled calibre 16; entrepaños de 105 * 55 cm con doble refuerzo elaborado en lámina Cold Rolled calibre 22; acabados en pintura horneable en color gris; refuerzos esquineros superiores e inferiores y laterales que garanticen estabilidad y resistencia al estante; capacidad de entrepaño de 70 Kg. A través del Programa Operación de Redes se buscará suministrar algunos estantes; en caso de no realizarse el suministro desde oficinas centrales, o en caso de faltantes, se recomienda gestionar la compra desde la sede operativa. CAJAS DE CARTÓN A: (sólo para gráficas): Dimensiones Internas: ancho 43 cm x alto 12 cm x profundidad 52 cm, Externas: ancho 43.7 cm x alto 13 cm x profundidad 55.5 cm; Material: Cajas producidas en cartón kraft corrugado de pared sencilla. El cartón debe tener una resistencia a la compresión vertical de 930 kgf/m (alta resistencia al rasgado); Recubrimientos: Exterior: con pulpa blanca, pre impreso con identificación de la entidad y el formato para distinguir la unidad de conservación e Interior: película transparente en materia inerte con base en ceras neutras, películas poliméricas, emulsión de parafinas o ceras vegetales. La película debe ser químicamente estable, con pH neutro, debe repeler el agua, ser insoluble en agua, no presentar untuosidad al tacto y no experimentar adherencia sobre los documentos; Diseño: Por medio del plegado y el ensamble se obtiene una estructura resistente al aplastamiento y al rasgado. Incluye una apertura superior y dos aletas fuelle para evitar el deslizamiento de las unidades inferiores como carpetas, legajos y libros. Su diseño facilita la producción en línea y su posterior armada al no involucrar adhesivos ni ganchos metálicos. Las cajas deben permanecer completamente libres de polvo y obstáculos, con el fin de conservar el color blanco y su integridad física en general. Atención: esta caja será suministrada por el Programa Operación de Redes y el Grupo Archivo Técnico y sólo se utilizará para conservación de gráficas; dado los costos y diseño de ésta caja, no almacenar libretas, formatos y otros elementos. CAJAS DE CARTÓN B: Dimensiones: 46 cm x alto 26 cm x profundidad 32 cm (aproximadamente), para conservación de documentación histórica de libretas y formatos de mediciones hidrológicas (ver tabla 4). Atención: esta es la caja que se ha estado enviando como reciclada desde Archivo Técnico, la cual posee el material, recubrimiento y diseño para la conservación y manejo de los documentos técnicos; dado los materiales y costo de ésta caja, es prioridad para el almacenamiento de documentos técnicos (libretas y formatos de mediciones hidrológicas) y no para otros usos. SEPARADORES: En cartulina desacidificada 240 grs. o propalcote de 320 grs. La cartulina debe estar libre de pulpas lignificadas o recicladas, con pH neutro o reserva alcalina; el encolado no debe ser a base de alumbre-colofonia; deberá estar libre de partículas metálicas, ceras plastificantes, residuos de blanqueadores, peróxidos y sulfuro. De color claro no soluble y no decorarle y con resistencia al doblez y al rasgado (material suministrado por el Programa Operación de Redes y el Grupo Archivo Técnico).. MATERIAL DE DE TRABAJO: tapa bocas, cajas tipo A, cajas tipo B, 100 octavos de cartulina blanca, 250 de cartulina blanca tamaño carta, 600 carpetas celuguía, 600 marbetes, 20 lápices No.2, 20 borradores nata, 5 frascos de colbón (250 gr), cinta transparente de 3 ?(para refuerzo cajas tipo B), 100 rollos de cinta de falla o pegante libre de ácido (acid free). 4.3.2. Organización y clasificación GRÁFICAS Atención: La documentación de información de gráficas meteorológicas que se recomienda manejar en el ARCHIVO ACTIVO (alta consulta) del Área Operativa será la correspondiente al último año (en estado de captura, verificación y proceso). La documentación de información de gráficas de limnígrafo que se recomienda manejar en el ARCHIVO ACTIVO (alta consulta) del Área Operativa será la correspondiente a los últimos 3 años (o la que no esté revisada en el balance de caudales por el profesional de hidrología). Según los procedimientos de las tablas 5 al 8, se aplicará a la documentación de gráficas meteorológicas de ARCHIVO INACTIVO (baja consulta) que supere el año de antigüedad y gráficas de limnígrafo con más de 3 años de antigüedad. Cada año se realizará el proceso de organización y clasificación en la caja y estantería definida, así como el inventario en el software SI_OPERAN. Las tablas 5 al 8 presentan el procedimiento de organización y clasificación de las gráficas de registros hidrometeorológicos de archivo inactivo. Antes del proceso de transferencia de la documentación desde la sede operativa al archivo central en Bogotá, el Grupo de Archivo Técnico realizará la verificación al cumplimiento de los procedimientos en la sede operativa. Con el cumplimiento de los procesos de organización, clasificación e inventario de los documentos técnicos de la red en la sede operativa, la información permanecerá disponible para la transferencia futura al archivo central. Documentación que no cumpla con los procedimientos de organización, clasificación e inventario, no será recibida en el archivo central. 4.3.3. Organización y clasificación LIBRETAS Atención: La documentación de información de libretas de lecturas de observadores meteorológicas que se recomienda manejar en el ARCHIVO ACTIVO (alta consulta) del Área Operativa será la correspondiente al último año (en estado de captura, verificación y proceso). La libreta de niveles que se recomienda manejar en el ARCHIVO ACTIVO (alta consulta) del Área Operativa, será las correspondientes a los últimos 3 años (o la que no esté revisada en el balance de caudales por el profesional de hidrología). Según el procedimiento de la tabla 9, se aplicará a la documentación de libretas meteorológicas de ARCHIVO INACTIVO (baja consulta) que supere el año de antigüedad y a la libreta de niveles que supere los 3 años de antigüedad. Cada año se realizará el proceso de organización y clasificación en las cajas y estantería definida, así como el inventario en el software SI_OPERAN. La tabla 9 presenta el procedimiento de organización y clasificación para todo tipo de libretas con lecturas del observador de archivo inactivo. Antes del proceso de transferencia de la documentación desde la sede operativa al archivo central en Bogotá, el Grupo de Archivo Técnico realizará la verificación al cumplimiento de los procedimientos en la sede operativa. Con el cumplimiento de los procesos de organización, clasificación e inventario de los documentos técnicos de la red en la sede operativa, la información permanecerá disponible para la transferencia futura al archivo central. Documentación que no cumpla con los procedimientos de organización, clasificación e inventario, no será recibida en el archivo central. Atención: para el caso de niveles, el documento a conservar es la Libreta de Observación Mensual de Niveles que diligencia el observador, no los datos que transcribe el inspector de la libreta. Excepcionalmente, se aceptará éste último previo informe por el coordinador del faltante de la libreta. La documentación de la información de mediciones hidrológicas y formatos especiales que se recomienda manejar en el ARCHIVO ACTIVO (alta consulta) del Área Operativa será la correspondiente a los últimos 3 años. Según el procedimiento de la tabla 13, se aplicará a la documentación de mediciones hidrológicas y formatos especiales de ARCHIVO INACTIVO (baja consulta) que supere los 3 años de antigüedad. Cada año se realizará el proceso de organización y clasificación en la estantería definida, así como el inventario en el software SI_OPERAN. La tabla 13 presenta el procedimiento de organización y clasificación para todo tipo de formatos de mediciones especiales del archivo inactivo. Antes del proceso de transferencia de la documentación desde la sede operativa al archivo central en Bogotá, el Grupo de Archivo Técnico realizará la verificación al cumplimiento de los procedimientos en la sede operativa. CARACTERÍSTICAS EXTERNAS: Lengua: Español