AREA DE IDENTIFICACIÓN
	Nivel de descripción:: Fondo
	Código de referencia:: CASA-MONEDA:SR.18
	Título:: Casa de Moneda
	FECHAS EXTREMAS: 
	Inicial (FE): 1708
	Final (FE): 1919
	Volumen:: 16 legajos (16.980 folios)
AREA DE CONTEXTO
	Historia institucional/biografía:: Marco histórico
Anteriormente a la fundación de las Casas de Moneda en Bogotá y en Popayán, el sistema monetario existente durante el siglo XVII en la Nueva Granada era muy difuso y complicado, teniendo en cuenta que los indígenas no tomaron el oro como patrón de medida para el valor de la mercancía, sino como un elemento de intercambio, mientras el crecimiento acelerado del comercio interoceánico entre Indias y España exigía el establecimiento de una moneda circulante unificada, pues como afirma Germán Colmenares: "el comercio fue la actividad integradora del mundo colonial". Desde esta perspectiva América ofrecía un amplio y basto campo para cubrir estas necesidades.
Por otra parte, las riquezas existentes en el Nuevo Mundo ofrecieron la oportunidad que muchos esperaban de hacer riqueza de manera fácil y rápida. Era esta una época en la cual Europa sufría grandes cambios que se dirigían a establecer un nuevo sistema económico, donde la moneda tenía un papel vital, pero dentro de un escenario comercial en el que predominaba su escasez, ya que las reservas de metales preciosos en las minas de Africa: "No cubrían el déficit de la balanza de pagos", es decir, no había suficiente moneda de oro y plata.
Frente a esta grave situación, la Corona española se vio en la obligación de fundar varias Casas de Moneda, como las de México, Potosí, Santafé, Popayán, entre otras. En el caso de la extracción del oro y la plata en la Nueva Granada, en minas como Supía, Marmato, Santa Ana, este proceso representaba muy bajos costos a pesar de la fragilidad de la mano de obra, que se basó en indios y posteriormente en esclavos; inclusive la exportación de estos metales a España fue vital para el mantenimiento y la ampliación del ya mencionado comercio, que parecía ser inagotable y rentable a largo plazo.
Dentro del contexto internacional del mercantilismo económico, la Nueva Granada cumplió un papel fundamental al erigirse como la principal colonia productora de oro a nivel mundial. Como cita Alvaro Tirado Mejía: "de todas las colonias era la que más oro suministraba con un 17.91% de la producción en el S. XVI, el 30.01% durante el S. XVII y el 24.69% durante el S. XVIII". Esto facilitó nuevos ingresos a la Corona española, que a pesar de haber entregado por cédula real en perpetuidad a particulares la elaboración y acuñación de monedas bajo el reinado de Felipe V (acción corregida mas adelante por las reformas borbónicas en el S. XVIII, que reintegraron todas las casas de moneda al reino español), representó un fuerte punto de ingresos para el cobro de impuestos, como el quinto, que se mantuvo hasta un poco más del S. XIX al lado de los monopolios sobre los estancos de aguardientes, tabaco y sal. Como afirma Margarita González, las casas de moneda: "lejos de ser sitios para la acuñación de moneda, servían para la ejecución de las operaciones de peso y fundición de los metales preciosos y cobro de impuestos".
Esta producción minera, que para el siglo XVIII se dio principalmente en el occidente colombiano (Cauca, Chocó y luego Antioquia), explica en gran parte la fundación de una Casa de Moneda en Popayán como ente regulador de la circulación monetaria, con la cual se buscó evitar, en parte, el contrabando de oro producido en el Chocó y el Cauca.
Desde esta perspectiva se comprende que las relaciones económicas con el exterior eran importantes para ciertas regiones y grupos económicos. Mientras que en el S. XVIII el eje de las relaciones con el exterior fue el desarrollo de la economía minera, el occidente del país fungió como área económica que suministró productos no relacionados directamente con la economía mundial, sino con el oriente del país, al suministrarle productos diferentes al oro (quina, harinas, textiles, cacao, entre otros), donde se entiende la existencia y creación de la Casa de Moneda de Bogotá, por estar ubicada en el centro político administrativo del país, en una ciudad como Santafé de Bogotá que desde sus inicios ha sido el eje de distribución de las mercancías importadas y producidas internamente, cual puerto terrestre de intercambio comercial. 
Otras razones que explican la existencia de estas Casas de Moneda, fue la necesidad de proveer grandes cantidades en volumen de moneda para las transacciones económicas con el exterior, posibilitar el cobro de impuestos por parte de la Real hacienda, convertir el excedente económico de la Nueva Granada a moneda y contribuir a la regulación económica.
A comienzos del S. XIX, lograda la Independencia se establece la libertad de comercio, pues una vez separado el territorio de lo que se conoce actualmente como Colombia, de la Corona española, se comenzó a establecer contactos comerciales con otros países, principalmente con Inglaterra. Sin embargo, a pesar de esta dinámica el país mantuvo uno de los índices de apertura externa más bajos de toda América latina, siendo el oro hasta el año de 1850 el principal y casi nico producto de exportación, dentro de un proceso de largo plazo que significó una lenta transición al capitalismo, que solo logró consolidarse hasta la segunda década del S. |XX.
Este desarrollo se hace evidente en gran parte, con la creación de un Estado-Nación débil, un país fragmentado socioeconómicamente, donde el comercio no representó un factor de integración en una dinámica del desarrollo capitalista. Como bien lo afirma José Antonio Ocampo, la economía colombiana estuvo caracterizada por la lógica de la "producción-especulación"; es decir, que mientras por un lado se presentaban las bonanzas de exportación (tabaco, quina, algodón, añil y café), por el otro no se creaban las condiciones materiales para mantener la dinámica exportadora en un nivel amplio de sostenibilidad (incremento de la mano de obra, implementación de mejores herramientas, mejoramiento de los medios de producción, perfeccionamiento de los productos, entre otros).
Dentro de este contexto, las Casas de Moneda y su producción estuvo ligada a estas dinámicas de comercio exterior y de circulación. Por esta razón las Casas de Moneda en el S.XIX paulatinamente pierden su funcionalidad. Evidencia de esto es necesario tener en cuenta, que entre 1860-1880 la moneda nacional (oro y plata) es la misma moneda internacional debido a la gran influencia del patrón oro. Por lo tanto, la moneda se encontraba muy ligada con el mercado internacional y funge al mismo tiempo como mercancía. Hasta 1871 el país vivió oficialmente bajo el patrón plata; sin embargo, a pesar de la adopción legal de patrón oro por sugerencia del Secretario de Estado del despacho de Hacienda Salvador Camacho Roldán, el comercio interno se siguió rigiendo con monedas de plata, al tiempo que en las transacciones externas el oro continuó siendo la unidad monetaria real. Esto comenzó a generar dos unidades contables que no coincidían. A partir de 1886, con la depreciación de la plata y la implementación del papel moneda se agregó un tercer elemento de contabilidad. Como lo expresa José Antonio Campo: 
"A partir de entonces coexistieron tres unidades contables. La situación era verdaderamente caótica. Según el jefe de la oficina general de estadística de algunos cónsules de la época, las estadísticas de comercio exterior reflejaban este caos contable: las de exportación de oro y la mayoría de las de importación estaban expresadas en pesos-oro; las importaciones provenientes de países latinoamericanos, las exportaciones de plata y la totalidad de aquellos que realizaban por Cúcuta, están contabilizadas en pesos-plata y el resto de las ventas externas en papel moneda"
Con la aparición del papel moneda y la situación anteriormente señalada (oro y plata como unidades contables simultaneas), las Casas de Moneda pierden su vigencia y rentabilidad pasando a ser un saldo negativo dentro de las finanzas del Estado, presentándose la necesidad de crear un Banco Nacional en 1880 bajo el período de la Regeneración de Rafael Nuñez. Más adelante, con la creación del Banco de la República en 1923 bajo la misión Kemmerer, cesan definitivamente las actividades de las Casas de Moneda.

Contexto Administrativo
Antecedentes y creación.
Las Casas de Moneda de Bogotá y Popayán (en adelante CMB y CMP respectivamente) tienen diversos antecedentes. En el caso de la primera tiene como precedente el informe presentado por el Visitador Miguel Diez de Armendáriz en 1548, cuando éste cita: "como no hay moneda los pueblos piden que se les mande sello". Posteriormente Felipe II en 1559 inicia indagaciones para la fundación de esta casa, pero solo hasta 1590 llegan los primeros materiales para esta labor, y en 1620 a cargo de Alonso Turrillo de Yebra se inicia la construcción de la Casa de Moneda, por un contrato inicial de 15 años para la administración. Hacia el año 1622 se realizan las primeras acuñaciones de metales, pero es en el año 1627 donde se tienen los primeros registros de acuñaciones en oro y plata, como reposa en los registros que se custodian en el archivo de la Casa de Moneda en el Banco de la República. La administración de estas casas fue entregada por cédula real en perpetuidad a particulares por las razones ya expuestas en el capitulo anterior.
Para la CMP se tiene referencia de la ordenanza dada por el Rey al Presidente del Virreinato de la Nueva Granada, donde se ordena la instalación de una Casa de Moneda en Popayán en el año 1724, aunque Abel Cruz Santos menciona que la fundación de esta casa fue en 1726. Se tiene referencia que su funcionamiento se dio hasta junio de 1729, cuando se le entregó esta administración en carácter particular, como en el caso de Bogotá, al señor Martín Arrechea.
Las Reales Casas de Moneda dependían en la colonia hacia 1730, de un Ministro denominado Conservador de las Casas de Moneda de América, y éste era a la vez, como lo menciona Víctor Manuel Soria Murillo, Secretario del Despacho Universal de Indias que: "estaban sujetos a él, en lo gubernativo los Superintendentes, Ministros, Oficiales y Operarios de las Reales Casas de Moneda Americanas". Además, hacia ese mismo año se estipula la creación de la Junta de Moneda, encargada de regular la elaboración de las monedas, igualar el pesaje de operaciones de todas las Casas de Moneda del Reino y unificación de las medidas y pesos de los metales. A finales de este mismo año por sus funciones esta ultima se unificó, por la también Junta de Comercio, creándose por el Auto III del título XX de la Nueva Recopilación de Leyes de Indias la Junta de Moneda y Comercio. 
Para el S. XIX en conformidad con el decreto de 9 de julio de 1822 que arregla la CMP, en el artículo VI se establece que tanto ésta como la CMB, dependían directa e inmediatamente de la Secretaría de Estado del Despacho de Hacienda: "sin perjuicio de que la Contaduría General, vise y fenezca sus cuentas, y el Superintendente conservará las especiales facultades que las ordenanzas de la casa le atribuyen en todo lo que no se oponga a las Leyes de la República y Reglamentos y Ordenes del Gobierno".
Esta situación administrativa continuó así hasta el año 1863, momento en el cual surgen dos Secretarías de Estado: La Secretaría de Hacienda y Fomento, y la Secretaría del Tesoro y Crédito Nacional, donde las Casas de Moneda permanecieron adscritas a la primera hasta 1880, año en el cual se crean cuatro Secretarias de Estado para el manejo de la Hacienda nacional (Hacienda, Fomento, Tesoro y Crédito Nacional). De esta forma la "Dirección de Casa de Moneda" estuvo adscrita, dentro de la Secretaría de Hacienda, a la Dirección de Hacienda y Rentas Nacionales, según la ley de 18 de abril de 1826. Para el año de 1846, según la ley orgánica de Hacienda, la administración de las Casas de Moneda pasó a ser parte de la Dirección General de Aduanas, Correos y Monedas. Tres año más tarde, con el decreto de 22 de marzo de 1847 y la ley 2 de junio de 1849 la Casas de Moneda fueron administraciones particulares dependientes directamente del poder ejecutivo. Con la ley 23 de mayo de 1863 y el decreto de 28 de julio de 1864, la mencionada casa estuvo incluida dentro de la sección segunda de la Secretaría de Hacienda y fomento denominada: "Aduanas, Salinas y Monedas". Desde el año de 1864 hasta el año de 1880, las Casas de Moneda conformaron la sección tercera, de la Secretaría de Hacienda y Fomento, denominada "Salinas, Monedas, Bienes Nacionales y Rentas varias".

Planta y atribuciones.
La primera ordenanza encontrada dentro de la Nueva Recopilación de Leyes de Indias, establece el procedimiento de introducción y amonedación de metales, donde se registra al detalle la elaboración de monedas, desde la compra por parte de la Casa de Moneda a los particulares del oro y la plata, hasta el conteo final de las monedas resultantes de la labor hecha por la mencionada introducción; a continuación se presenta la planta que conformaba la administración interna de la Casa de Moneda para 1718: Superintendente, Tesorero, Contador, Ensayador, Tallador, Escribano, Alguacil, Un maestro de Moneda, Maestro de Ruedas, Balanzario, Guardamateriales, Portero, Un Guarda de vista.
Esta ordenanza tuvo dos modificaciones posteriores: una para el 9 de junio de 1728 donde se revisan, bajo el título de Auto LIX. "Otras ordenanzas para las Casas de Moneda de estos Reinos y de las Indias", y la siguiente para el 16 de julio 1730 bajo el título de Auto LXV, en la cual como hecho más relevante, se le retira a los particulares la administración de las Casas de Moneda, retornando ésta a ser oficial.
Dentro de este mismo marco de reformas, hacia el año 1750 se promulgan nuevas ordenanzas propuestas para la Real Casa de México expedidas por Fernando VI, las cuales también aplicaron para las demás casas de Indias. Como afirma Víctor Manuel Soria Murillo: "las nuevas ordenanzas fueron propuestas a consultas al Consejo de Indias el 24 de noviembre de 1749 expedidas el 1 de agosto de 1750, cuya portada reza: ordenanzas para el gobierno de la labor de monedas, que se fabriquen en la Real Casa de Moneda de México, y demás de las indias, en cuanto fueren adaptables a ésta. Ministros, Oficiales y Operarios que se han de ocupar; sueldos que han de gozar, encargos, y obligaciones de cada uno; derechos que se señalan para costear las labores de las monedas; ensayes que han de hacerse en ellas y de las barras, y piezas de oro, y plata; con lo demás que ha de observarse". Estas ordenanzas marcan un nuevo modelo, no sólo para la elaboración de las monedas, sino también para la conformación de su planta. Según lo anterior, la estructura de las casas de moneda era la siguiente: Superintendente, Contador, Tesorero, Ensayadores, Juez de Balanza, Fiel de Moneda, Fundidor Mayor, Guardacuños, Guardamateriales, Tallador, Contadores de Moneda, Portero y marcador, Portero de la Calle, Guarda de Noche, Cerrajero, Escribano, Merino o alguacil, Guardias.
Con base en lo anterior se puede observar, que la organización de la Reales Casas de Moneda se complejiza, con la ampliación de oficios y cargos al interior de las labores diarias de esta institución, como es la aparición de un Fundidor Mayor, Guardacuños, Contadores de Moneda y otros cargos menores relativos a la seguridad y orden de la casa. Estas ordenanzas de la Colonia continuaron formalmente vigentes hasta comienzos del siglo XIX, cuando se inician los procesos de emancipación de las colonias americanas de la Corona española. Para las Casas de Moneda sus estructuras se modifican legalmente, y cambian las dinámicas que hacia el exterior mantenían las Reales Casas Moneda directamente con la Metrópoli. En el decreto de 16 de enero de 1822: "que arregla las oficinas de Hacienda y asigna sueldos a sus empleados", en su artículo primero señala los empleados que desde este momento, conformaron la planta de funcionarios de la llamada Casa de Moneda de Bogotá: Ministros: Superintendente, Contador, Tesorero, Ensayador 1º y 2º, Juez de Balanza y Fiel Administrador.
Oficiales Mayores: Oficial Mayor de Contaduría, Tallador 1º y 2º, Fundidor Mayor y Guardacuños.
Oficiales: Oficial 2º de contaduría, Oficial 3º, Ensayador, Supernumerario, Ayudante de talla, Oficial Cajero del Tesoro, Teniente de Fundidor, Maestro de Máquinas, Portero Marcador.
Aprendices: Dos aprendices de Ensaye, Dos aprendices de Talla, Un aprendiz de Fundición y Escribano. 
Obsérvese que con el anterior decreto se conservan denominaciones otorgadas en la Colonia, como la de Ministros o Superintendentes. Esta última cambia mediante la ley de 18 de abril de 1826: "que arregla la administración de la Hacienda Nacional ", donde se especifica en su artículo cuarto, que los jefes de las Casas de Moneda, conocidos hasta aquí con el nombre de Superintendentes: "se denominarán en adelante Directores Particulares, y tendrán la dirección especial de las respectivas Casas de Moneda, bajo la inmediata dependencia de la Secretaría del Despacho de Hacienda para recibir las órdenes del poder ejecutivo."  Con base en la lectura de la documentación que integra el fondo "Casa de Moneda", se puede inferir, que la denominación de "Administradores" adjudicada a los jefes de estas casas, aparece hacia el año de 1846. 
En este mismo orden de ideas, en cuanto a la organización interna de esta institución, se ha logrado ubicar tres reglamentos de Casas de Moneda para los años de 1848,1866 y1906, los cuales permiten tener una visión global o de conjunto sobre las funciones primordiales adjudicadas a estas. Como hecho particular, los dos primeros reglamentos de 22 de diciembre de 1848 y 5 de septiembre de 1866, fueron expedidos bajo la presidencia de Tomás Cipriano de Mosquera en sus dos periodos gubernamentales. Estos establecen la formación de la Comisión de Monedas, integrada por los tres funcionarios principales en orden jerárquico, a saber: Administrador, Contador y Tesorero, cuyos deberes se encuentran bajo la supervisión: en 1848 del Intendente General de Hacienda, y en 1866 del Secretario de Hacienda, quienes presidían dicha comisión.
Esta última estaba encargada de juzgar, conforme a la ley de 2 de junio de 1840, la ley y peso de las especies fabricadas, y de resolver las reclamaciones interpuestas por los vendedores de metales, en cuanto a la ley y peso de las barras de oro y plata que se introducían en la Casa de Moneda, acción que quedaba registrada en la llamada "acta de visita de la Comisión de Monedas", tipo documental que integra los expedientes de los juicios a las cuentas, que conforman el fondo "Casa de Moneda". Ya para comienzos del siglo XX, con el reglamento de 15 de junio de 1906 expedido bajo la presidencia de Rafael Reyes, esta comisión es integrada por el Administrador, Contador y Ensayador, bajo la presidencia del Ministro de Hacienda y Tesoro. Es de resaltar que esta comisión cumplía funciones muy similares a la llamada Junta de Moneda y Comercio durante la colonia, creada en al año de 1730 como se mencionó anteriormente.
Con la lectura de estos tres reglamentos se puede observar, una continua regularidad en la adjudicación de las funciones que cumplían cada uno de los empleados de la Casa de Moneda, y en la conformación de su estructura jerárquica, desde el administrador hacia abajo, a excepción del Ensayador que pasa a integrar la Comisión de Monedas en 1906. A su vez aparece el Contador tenedor de libros, en lugar del empleo de Contador, que fue suprimido con la ley 59 de 1877. Los cambios que se advierten se relacionan con este último cargo mencionado, que tienen que ver con el manejo contable al interior de estas Casas, en cuanto a la formación y presentación de las cuentas que debían presentarse al ente rector de la contabilidad nacional.

Formación y Presentación de las cuentas de las Casas de Moneda.
En la reglamentación de las funciones de las Casas de Moneda establecidas por las Ordenanzas de 1750, se precisaron, no solo, la jurisdicción de los cargos y el número de personal requerido para las distintas actividades de la institución, y el establecimiento del riguroso control en el manejo de metales preciosos y su proceso de amonedación, con el más cuidadoso apego a la ley de la moneda. Sino, que además, se indicó una de las funciones primordiales de las Casas de Moneda, como era el manejo de las cuentas y su liquidación, por parte de cada uno de los empleados superiores (Superintendente - Administrador, tesorero, fiel de moneda, fundidor y ensayador), y de la administración mensual enmarcada dentro de los períodos respectivos de vigencia económica para la Casa de Moneda.
Desde que se diseñó el sistema de contabilidad general por partida doble en el siglo XV con Fray Luca Paciolo, cuyo objetivo es registrar el proceso continuo de los hechos económicos, se puede observar que la contabilidad muestra una norma casi general a lo largo del tiempo. Esto quiere decir, que en el caso de las Reales Casas de Moneda, en cuanto al manejo de sus cuentas, esta sufrió muy pocas alteraciones. Inclusive, después de la Independencia a comienzos del siglo XIX, se continuaron usando por mucho tiempo las técnicas contables traídas por los españoles de acuerdo con las ordenanzas de Bilbao. Esto se hace aun más evidente, si se tiene en cuenta los expedientes de los juicios a las cuentas mensuales que contiene el fondo "Casa de Moneda", objeto del proceso de descripción archivística en este trabajo.
Lo anterior se corrobora, cuando hacia el año de 1850, el fundidor de la Casa de Moneda de Popayán José Rafael Valencia, en su reclamo ante la Comisión de Monedas por el aumento de la base del abono de mermas en la fundición de oro y plata, arguye lo siguiente:
"Cuando la fielatura y la fundición estaban separadas, se abonaban tanto al fiel, como al fundidor, veinte adarmes por cada cien libras, por que las operaciones de la fundición estaban separadas, y ambos eran igualmente responsables. Así lo disponía una Cédula Real española, y con justicia, por que las mermas están en razón directa de la cantidad de metales que se funden debiendo seguir la misma regla para su abono (...) de mi parte están los hechos, y las disposiciones del gobierno español fundadas en una larga experiencia, y adoptadas por el gobierno granadino..."
Desde esta perspectiva, como grandes transformaciones sufridas por el ente productor de los documentos que integran este fondo (CMB y CMP), en primera instancia cambia su denominación y su dependencia a un organismo superior: Si durante el período colonial su nombre era el de Real Casa de Moneda adscrita a la Real Hacienda, desde 1822 pasa a ser nombrada como Casa de Moneda dependiente directamente de la Secretaría de Estado del Despacho de Hacienda. En cuanto a la procedencia institucional de los documentos que integran el fondo, esta es diversa, a saber: Real Audiencia y Tribunal de Cuentas, Contaduría General de Hacienda, Corte de Cuentas y Oficina General de Cuentas. Con lo anterior se concluye que fueron distintos los organismos, a través del tiempo, los responsables de la recepción de las cuentas, enviadas por los administradores de las casas de moneda, para su correspondiente examen, glosa y fenecimiento. Es decir, que los documentos del fondo fueron producidos por las Casas de Moneda, pero pertenecen a los distintos organismos anteriormente mencionados, encargados de revisar las cuentas.
Es de resaltar que durante la Colonia existió la Real Audiencia y Tribunal de cuentas, sin embargo, la documentación que se presenta en el fondo sobre este organismo es escasa. En cambio, durante el siglo XIX las cuentas de las Casas de Moneda que integran el fondo, fueron enviadas en su mayoría a la Oficina General de Cuentas. Ahora bien, existieron otros organismos encargados de la revisión de las cuentas, que a continuación se mencionan:
Con base en la Ley de 8 de octubre de 1821 sobre: "Creación de una Contaduría General de Hacienda", en uno de sus articulados se ordena eliminar formalmente figuras coloniales de la administración. Y a su vez, mediante el Decreto del 10 de enero de 1822 que ordena rendir cuentas a los deudores del Tesoro, La Contaduría General de Hacienda se hizo cargo de la presentación ordenada y justificada de todas las cuentas por parte de todos los empleados de hacienda, incluidos los Superintendentes (administradores) de la Casa de Moneda. En los artículos primero y segundo desaparecen los tribunales de cuentas reuniéndolas en esta contaduría, a la cual se le encarga el fenecimiento de todas las cuentas y administraciones encargadas de las rentas públicas. En reemplazo de la anterior, en 1847 con la ley 7 de junio: "Orgánica de la administración nacional", para el examen y fenecimiento de las cuentas de los responsables del tesoro, se creó en la capital de la República la denominada Corte de Cuentas.
Mediante la ley de 20 de abril de 1850: "sobre organización de la Hacienda Nacional", se creó la llamada Oficina General de Cuentas, y con la ley del 19 de febrero de 1857 se ratifican sus funciones y forma de organización. Esta última fue derogada por la Ley del 8 de abril de 1858, manteniendo la denominación de Oficina General de Cuentas, a la cual se le realizan adiciones y reformas por medio de la ley del 11 de mayo de 1860 junto con la ley de 13 de julio de 1867. Este último organismo de contabilidad es el que mayor presencia tiene en el fondo "Casa de Moneda", debido a que la mayoría de los expedientes se encuentran ubicados cronológicamente en el periodo que va de 1850 a 1880. Esta situación continúa hasta el año 1898, cuando se recupera la forma de Corte de Cuentas con la ley 62, organismo que sigue vigente hasta el año de 1923 con la aparición de la Contraloría General de la República. 
Para el manejo y presentación de las cuentas por parte de las Casas de Moneda a las instancias anteriormente mencionadas, se llevaba a cabo el siguiente procedimiento: Era responsabilidad del Superintendente, Administrador, Administrador-Contador o Administrador Tesorero, presentar la cuenta de forma mensual. Dicho trámite se ratificaba mediante la remisión de un oficio dirigido al presidente de la Oficina General de Cuentas, por parte del Administrador de la Casa, donde se anunciaba el envío de los siguientes documentos: inventario por duplicado (firmado por el Administrador de la Casa), los libros originales (copia del libro diario firmado por el Tesorero), los comprobantes y el balance general (balance del libro mayor firmado por el Administrador y el Tesorero, con el visto bueno del Secretario de Hacienda). 
En el momento de la recepción de la cuenta, el Presidente de la Oficina General de Cuentas asignaba un contador para su examen, glosa y fenecimiento provisional (tanto en primera como en segunda instancia), si se trata de una cuenta mensual o un fenecimiento definitivo al final de cada año económico. Paralelamente, se asignaba un secretario, que autorizaba con su firma los autos y por ende las glosas y fenecimientos realizados. 
Si la cuenta no era entendible o no se podía comprobar, ésta era devuelta por parte del secretario encargado al Presidente de la Oficina General de Cuentas, quien a su vez, avisaba al responsable de la cuenta (el administrador), mediante una comunicación donde se solicitaba la explicación del error. Si la falta no era sustancial, se procedía a examinarla comentando las irregularidades para que éstas fueran sustentadas posteriormente. Un ejemplo de este procedimiento se puede observar, en uno de los expedientes que se encuentra en el legajo 9, folios 532-730 del año 1872 del fondo "Casa de Moneda", en donde se fenece provisionalmente la cuenta, a pesar de la ausencia de la legalización de gastos que se hicieron por anticipación en la Casa de Moneda de Bogotá. 
De esta manera, si del examen de una cuenta resultaran cargos u objeciones que hacer, o explicaciones que solicitar, el contador de la Oficina General de Cuentas realizaba un pliego de reparos o contracuenta (anexando el auto de glosa correspondiente), el cual era enviado por el Presidente de la Oficina General de Cuentas al respectivo Intendente o Gobernador para que lo diera a conocer al responsable asignado (Administrador), quien debía remitir una justificación, en un tiempo no mayor de 15 días para cuentas mensuales, y de un mes para las que correspondían a la vigencia económica. Vale la pena anotar que para el año 1860 (Ley 11 de mayo), las cuentas debían ser examinadas y fenecidas dentro del año económico a que correspondían y cuatro meses más, es decir, que las cuentas del año económico de 1859 a 1860 debían estar fenecidas en 31 de diciembre, y que todo el año ordinario de 1861 se examinarían y fenecían las correspondientes al año económico de 1860 a 1861. En la ley 35 de 13 de julio de 1867 se menciona que el responsable de la CMB debía rendir sus cuentas dentro de los primeros quince días del mes siguiente al que éstas correspondieran, y el responsable en Popayán, la debía remitir, a mas tardar al día catorce del mes. El tiempo definido para el examen y fenecimiento de una cuenta por parte de la oficina encargada, era de dos meses contados a partir del recibido. En el caso de que la cuenta fuera objeto de glosas, los dos meses no empezaban a contarse sino después de que se remitiera nuevamente la cuenta, con la respectiva contestación de los responsables (Administrador).
El común denominador de las glosas presentadas en el Fondo es por: "pagos que hayan sido liquidados sobre documentos insuficientes para comprobar los derechos de los acreedores, por exceder el valor de las órdenes recibidas, por errores aritméticos que disminuían el ingreso o aumentaba el egreso falsamente, por diferencia del saldo de la caja", entre otros.
Recibidas las contestaciones se fenecía la cuenta absolviendo a los responsables de aquellos cargos que hubieren contestado satisfactoriamente y elevando a alcance líquido el valor de los cargos no satisfechos o reformados el cual debía ser consignado en la oficina destinada. Para la muestra véase el juicio a la cuenta de marzo de 1855, legajo 12, folios 924-991, del fondo en mención 
Si no se remitía una cuenta en los términos citados, se multaba al responsable con un monto de 25 pesos que recaudaba el contador de la Oficina General de Cuentas a quien correspondía su examen. Tal es el caso del expediente que se encuentra entre los folios 207-231 del legajo 15 del fondo descrito del año 1874, donde al Administrador Tesorero Jeremías Cárdenas Mosquera se le impone una multa por retardo en la rendición de cuentas por 10 pesos, valor que debía ser consignado en la Administración Principal de Hacienda
Por otra parte, en algunos expedientes se incluyen las apelaciones que eran interpuestas ante el Tribunal de Apelaciones de la Oficina General de Cuentas, o a la Suprema Corte Federal, organismos que se encargaban de llevar el proceso de aquellos empleados que presentaban inconformidades con el fallo del juicio a al cuenta, o que aparecían como deudores respecto a las liquidaciones que se presentaban a su cargo, como es el caso de la apelación interpuesta por el fiel de casa de moneda Manuel Carvajal en el legajo 5 folios 71-80 de 1868.
	Historia de la custodia:: Mediante decreto de 17 de enero de 1868 -que ha dado en denominarse orgánico de los archivos nacionales- se crearon las bases de la posterior clasificación y ordenación de los fondos considerados en la actualidad patrimonio documental de la Nación. El presidente de los Estados Unidos de Colombia Santos Acosta dispuso:
"a) Se suprimen las plazas de archiveros de las Secretarías de Estado, b) Se crea una Sección de Archivos Nacionales en la Secretaría de lo Interior y Relaciones Exteriores, a cargo de un jefe de sección, Archivero Nacional, quien tendrá dos oficiales auxiliares y dos supernumerarios, c) Refúndénse todos los cuatro archivos de las Secretarías de Estado (...) para formar los Archivos Nacionales a cargo de la Sección de Archivos de la Secretaría de lo Interior y Relaciones Exteriores, d) Todos los archivos se reunirán en un solo local, e) El archivero nacional recibirá de los archiveros actuales los archivos respectivos y los colocarla en tres grandes divisiones correspondientes a las épocas de la Colonia, de la Antigua Colombia y del tiempo posterior a esta, f) Entre los principales deberes del archivero están el de hacer el gran libro de inventarios, hacer el nuevo arreglo de los archivos, dividiendo los expedientes como allí se indica, redactar el nuevo reglamento (...)."
Dos días después, el presidente nombró a José María Vergara y Vergara en el cargo de Archivero Nacional quien el 1º de enero de 1869 redactó el primer Reglamento del Archivo Nacional. En lo que se refiere al arreglo del archivo escribió lo siguiente:
"Artículo 9. El archivo se divide en dos departamentos: Salón número 1-Época Colonial, que comprende todos los papeles, de cualquiera oficina que sean, expedidos desde la época de la conquista hasta fundación de la República de Colombia. Se dividirán los respectivos documentos por oficinas, y se pondrá encima de cada estante rótulos en letras negras que indiquen la oficina a que pertenecen. Parágrafo 1: Los archivos de que se compondrá este primer departamento, y que deben estar divididos, serán: 1º. El de la Secretaría de la Audiencia y el del Virreinato, 2º. El de la Notaría Eclesiástica, 3º. El de manos muertas y archivos de los conventos, y 4º. Una parte del de la Corte General de Cuentas. Parágrafo 2: Cada uno de los archivos se arreglará separadamente por materias o ramos; otros por orden cronológico o alfabético, según lo permitan las materias. Cada estante irá numerado y los volúmenes se empastarán en bibliorhaptas, o sea en pastas de escritorio, o en pastas falsas de cartón, y se rotularán en el lomo (...) Cada volumen llevará un índice de lo que contenga, citando las páginas, (...)
Articulo 10. Los archivos de que se compone el 2º salón, y que deben estar divididos, son: 1º. Archivo de Impresos Oficiales (...) 2º. Archivo de la Secretaría del Tesoro (...) 3º. Archivo de la Tesorería General (...) 4º. Archivo de la Secretaría de Hacienda (...) 5º. Archivo de la Secretaría de Guerra 6º. Archivo de la Secretaría de Relaciones Exteriores. (...)
Articulo 12. El archivo de la Oficina General de Cuentas está bajo la inspección del Archivero Nacional, aunque el archivo de esa oficina esté en local separado.
Articulo 13. El archivero citado procederá al arreglo de las dos oficinas que tiene a su cuidado (Corte y Oficina General de Cuentas), sujetándose a lo dispuesto en este reglamento. (...)
Articulo 15. El archivo de la Oficina General de Cuentas se dividirá en cinco partes: 1º. Época Colonial hasta 1810, 2º. Época de la revolución desde 1810 hasta 1819, 3º. Época colombiana desde 1819 hasta 1830, 4º. Época granadina desde 1830 hasta 1858, y 5º. Régimen Federal desde 1858 hasta la fecha.
Cada una de estas secciones se pondrá aparte en los estantes, con su respectivo rótulo general, en letra de imprenta. Los legajos de cada sección serán arreglados por oficinas y por orden cronológico. Llevarán en el lomo la numeración especial de la época o sección a que corresponda, y la general del archivo. Estas dos numeraciones serán de colores distintos."
Luego de la creación del Archivo Nacional, sus diferentes directores emprendieron significativas intervenciones -no siempre afortunadas- para muchos fondos y legajos como la foliación, la elaboración de una hoja de índice al comienzo de cada legajo y la encuadernación. A principios del siglo XX durante la administración del presidente Rafael Reyes (1904-1908) se recurrió a la ayuda de los presos del Panóptico Nacional para encuadernar los legajos con tapas de cuero.
Por decreto legislativo 205 de 1937, el Archivo Nacional que funcionaba como dependencia del Ministerio de Gobierno fue incorporado a la Biblioteca Nacional de Colombia, quedando adscrito al Ministerio de Educación Nacional. En consecuencia, en agosto de 1938, se trasladó del Palacio de Justicia, donde se encontraba, al nuevo edificio de la Biblioteca Nacional. Entre los logros de esta época se debe mencionar la unificación del Archivo Nacional con el Archivo Colonial, el cual reposaba desde mediados del siglo XIX en la Biblioteca Nacional producto de varias donaciones. Este archivo colonial entró a denominarse desde entonces Sección Archivo Anexo, adicional a las preexistentes Sección Colonia y Sección República. El lento proceso de formación del patrimonio documental de Colombia ha resultado con documentación similar en cada una de sus secciones. Es probable que en el transcurso de la organización del archivo se hayan transformado los documentos de la Oficina General de Cuentas en pequeños fondos con denominaciones diferentes. 
Mediante decreto ley 3154 de 1968 se creó el Instituto Colombiano de Cultura (COLCULTURA) al cual se adscribió el Archivo Nacional. El acuerdo 2 de 1969 de este instituto creó la División de Archivos Nacionales cuyas funciones se especificaron en el acuerdo 3 de 7 de febrero de 1974. 
La creación del Archivo General de la Nación, en 1998, adscrito al Ministerio de Gobierno, significó la creación de un edificio exclusivamente destinado a servir de repositorio al patrimonio documental y al desarrollo de tareas como la restauración y conservación profesional del soporte papel, la difusión de los instrumentos de consulta (y con ellos de la documentación) y la elaboración de instrumentos de consulta faltantes, especialmente de los fondos de la Sección República y de la Sección Archivo Anexo. En la actualidad el Archivo General de la Nación esta adscrito al Ministerio de Cultura.
AREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURA
	Alcance y Contenido:: Este fondo contiene principalmente expedientes de los juicios a las cuentas presentadas por las Casas de Moneda de Bogotá y Popayán a la Oficina General de Cuentas. Estos juicios están integrados fundamentalmente por los siguientes tipos documentales: inventario de los documentos, copia del libro diario, comprobantes y balance del libro mayor. Es importante anotar que los comprobantes que soportan las cuentas permiten explorar los trámites internos de las casas de moneda. Entre los principales comprobantes se pueden mencionar: libramientos por introducción de plata y oro expedidos por el administrador, el tesorero y el contador de la casa, liquidaciones de cuentas de fundidor y tesorero, nóminas para el pago de sueldos, cartas de aviso y ordenes de pago expedidas por la Secretaria de Hacienda, actas de visita de la comisión de monedas, vales, recibos, entre otros. No obstante, se pueden encontrar otros documentos en los que no es clara su relación directa ni a una cuenta ni a un juicio en particular, sino que hacían parte de la administración interna de las casas de moneda, entre los cuales se deben mencionar certificaciones, facturas, libramientos, hojas de servicio, contratos, apelaciones e inventarios.
Este fondo permite no sólo conocer el desarrollo de la contabilidad en Colombia, sino, además, los procesos administrativos que se efectuaron al interior de la Casa de Moneda, al tiempo que se pueden establecer las relaciones que mantuvo con entidades encargadas del control fiscal durante el siglo XIX, una de las cuales es la inmediata antecesora de la actual Contraloría General de la República. Desde otra perspectiva, se puede indagar alrededor de la vida cotidiana de estas casas, respecto a los procesos de amonedación, fundición y acuñación de metales preciosos, incluyendo el empleo de los insumos (ácido nítrico, carbón, cobre, entre muchos otros) y las máquinas (desde la tracción animal hasta las máquinas de vapor). Igualmente entre líneas se pueden establecer las relaciones sociales que se recrearon al interior de esta entidad en lo relativo a la asignación de funciones, empleos y oficios de orden jerárquico.
	Organización:: A juzgar por las signaturas antiguas, la primera clasificación de este fondo es de caracter geográfico, en primer lugar estan los legajos de la Casa de Moneda de Bogotá (1 a 10) y, en segundo lugar, los de la Casa de Moneda de Popayán (11 a 16). Dentro de cada una de las agrupaciones regionales los legajos estan ordenados cronológicamente, no obstante la notoria falta de documentación de grandes periodos de tiempo.
Dentro de cada uno de los legajos los documentos estan generalmente dispuestos en expedientes ordenados cronológicamente cada uno de los cuales conserva el orden original que se debió cumplir para resolver los trámites. Sin embargo, también se encuentran expedientes incompletos y agrupaciones de tipos documentales que con seguridad debieron ser los soportes contables de alguna cuenta.
Aunque los legajos de este fondo tenían una foliación hecha --al parecer a finales del siglo XIX-- con numerador mecánico, se decidió volverlos a foliar porque había saltos en aquella numeración, algunos documentos carecían de número u otros lo tenían doble, y porque se consideró pertinente foliar algunas hojas iniciales que si bien no hacen parte de los documentos originales, son hojas agregadas durante los procesos de organización y empaste que, por la información que aportan, sirven a la historia de la conservación y la custodia.
AREA DE CONDICIONES DE ACCESO Y UTILIZACIÓN
	Instrumentos de descripción:: Guía / Catálogo e Indices.
AREA DE DOCUMENTACIÓN ASOCIADA
	Localización de los documentos originales:: Colombia. Archivo General de la Nación (Bogotá, D.C., Carrera 6 nº 6-91).
	Unidades de descripción relacionadas con el archivo:: En la Sección Colonia "Monedas" (SC.40) y "Monedas-Cartas" (SC.41), en la Sección República "Monedas" (SR.69), en la Sección Archivo Anexo Grupo III "Casa de Moneda" (SAAIII-21) y en la Sección Colecciones, específicamente en "Enrique Ortega Ricaurte", "Casa de Moneda" (SCs EOR 20) y en "Bernardo J. Caicedo", "Casa de Moneda" (SCs BJC 2).
	Bibliografía:: ARAÚJO, Angelina. "La Casa de Moneda en la Colonia". En: Credencial Historia, Nº 83, Bogotá, 1996.
BARRIGA VILLALVA, Antonio María. Historia de la Casa de Moneda. 3 volúmenes. Banco de la República. Bogotá. 1969. 
Casa de Moneda (VIDEOGRABACIÓN). Audiovisuales. Bogotá. 1998.
COLMENARES, Germán. "La economía y la sociedad coloniales". Manual de Historia de Colombia. Tercer Mundo Editores. Bogotá. 1999.
CRUZ SANTOS, Abel. "La Colonia" En: Historia Extensa de Colombia. Vol. XV: "Economía y Hacienda Pública", T. I: "De los aborígenes a la federación", Cap. V. Editorial Lerner. Bogotá. 1965. 
GALARZA PINZÓN, Mauricio Andrés y GASCA MUETE, Yenni Marcela La Secretaría de Estado del Despacho de Hacienda 1819-1886 (Un estudio preliminar). Tesis de grado, Universidad Distrital Francisco José de Caldas y Archivo General de la Nación de Colombia. Bogotá. Agosto 2004. 
GONZÁLEZ, Margarita. "Las rentas del Estado" En: Manual de historia de Colombia, T. II. Tercer Mundo Editores. Bogotá. 1999.
OCAMPO, José Antonio. Colombia y la economía mundial. Siglo XXI Editores. Bogotá. 1984.
RAYNAUD, Jean. El Tribunal de Cuentas. México D.F. Fondo de Cultura Económica. 1986.
SORIA MURILLO, Víctor Manuel. La Casa de Moneda de México bajo la administración borbónica 1733-1821. Universidad Autónoma Metropolitana. México. 1994.
TIRADO MEJIA, Alvaro. Introducción a la historia económica en Colombia. El Ancora Editores. Bogotá. 2001.
AREA DE NOTAS
	Notas:: Este catálogo fue elaborado gracias a la ayuda proporcionada por el Programa ADAI (Apoyo al Desarrollo de los Archivos Iberoamericanos) entre agosto y diciembre de 2005 por Adela Díaz Acuña (Socióloga y Archivista), Juan Daniel Flórez Porras (Licenciado en Ciencias Sociales e Historiador) y Mauricio Andrés Galarza (Licenciado en Ciencias Sociales) bajo la coordinación de Carlos Gamboa (Antropólogo).
Para la descripción de estos documentos se han utilizado las normas ISAD(G) e ISAAR(CPF) y dos libros que han servido para establecer directrices teóricas y metodológicas sobre los procesos técnicos de organización de archivos: "Tablas de Retención y Transferencias Documentales" y "Manual para la Organización de Fondos Acumulados" escritos por Clara Casilimas, María Imelda López y Juan Carlos Ramírez funcionarios de la División de Clasificación y Descripción del Archivo General de la Nación de Colombia.
Son varios los objetivos que han guiado esta descripción: conservar junto lo que se ha mantenido junto durante más de 100 años, comprender la interelación de los documentos entre si e intentar comprender las relaciones existentes entre los organismos gubernamentales vinculados por los documentos.
Para la presente descripción se han establecido tres niveles de descripción: fondo, legajo y expediente. En el nivel de fondo se proporciona principalmente información sobre procedencia institucional y contexto; en el nivel de legajo información sobre características externas e internas de los documentos y; en el nivel de expediente información sobre el tema de cada uno de los juicios o las cuentas o el asunto de algunas agrupaciones documentales. En cuanto al software se ha utilizado la base de datos ARCHIGES-ARCHIDOC diseñada en la plataforma OS/2 con la norma ISAD(G) versión 1995.